Organisatie Architectuur

 

Elke organisatie is opgericht om een in haar strategie bepaald doel, dat waarde heeft voor haar klanten, te realiseren. Deze waarde ( product en/of dienst) wordt gerealiseerd via bedrijfsprocessen.

 

Om een volledig inzicht, binnen het kader van een open socio-technisch systeem (het samengaan van mensen en techniek), te verkrijgen moeten we bedrijfsprocessen analyseren op drie niveaus:

  1. Het bedrijfsproces (end-to-end leidende tot waarde)
  2. De processtappen uitgevoerd door een actor of team van actoren
  3. Het resultaat van de concrete activiteiten die in een processtap gebeuren

Het bedrijfsproces

Een bedrijfsproces is fundamenteel een aaneenschakeling van processtappen (A, B, C, …) die tot een waarde resultaat leiden en die communicatie, intern en extern, realiseren.

In een organisatie zal een ’kern’- bedrijfsproces concretiseren WAAROM en HOE de strategische doelstelling ( bv een product of dienst verkopen) waargemaakt wordt. Ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen, maar moeten niet bestaan (bv boekhouding). Het is ook ‘in’ om over de grenzen van organisaties te kijken en een proces op globaal niveau te organiseren over bedrijven heen (voorbeeld: supply chain processen).

 

 

 De processtappen

Processtappen zijn de bouwstenen van een bedrijfsproces. Elke processtap zal op een specifieke en routinematige manier bepalen WAT er moet gebeuren. Dit na input uit vorige stappen of/en vanuit externe bedrijfspartners, waarna ze op haar beurt communiceert met volgende processtappen en/of externe partners om een gewenst tussenresultaat bereiken. Dit tussenresultaat kan materieel zijn of immaterieel zijn, maar het heeft geen ‘waarde’.

Voor elke processtap zijn er ook verantwoordelijkheden gedefinieerd, die instaan voor de continuïteit en de veranderingen die gewenst zijn over de tijd. In elke processtap zullen actoren (medewerkers of robotten) activiteiten uitoefenen (bijvoorbeeld typisch beslissingen nemen – geven we korting of niet – en ook gewoon uitvoerende handelingen verrichten). Elke processtap kan beschreven worden door volgend meta-proces dat door Deming op punt gesteld werd:

 

 

 

 

 

 

 

 

Het (tussen)resultaat

Het wordt duidelijk dat elk tussenresultaat (en de efficiëntie ervan) tot stand komt door interactie tussen de routine gedefinieerd in de processtap en het soort gedrag dat gesteld wordt door de actoren (creatief, plannend, organiserend, direct doen).

 De activiteiten

Complex verbonden activiteiten (X, Y, Z, …)  bepalen het gebeuren binnen elke processtap. Actoren (mensen of robotten) voeren de activiteiten uit die opnieuw materieel of immaterieel zijn. De output van zulk een activiteit wordt in principe onmiddellijk gebruikt als input in een andere activiteit. Op dit niveau zijn belangrijke vragen:

  1. Is er voldoende capaciteit (aantal mensen, aantal machines)
  2. Is er voldoende capabiliteit (kennis, kunde en machinecapabiliteit)
  3. Is dit geen overbodige activiteit (bijvoorbeeld: drukken we een document dat in de computer zit af om het in een map in de kast te bewaren?)

 

 

 

 

 

Verbeteren van de waarde

Academisch onderzoek en ook de praktijk tonen aan dat de grootste verbeteringen komen door:

  • kritisch het heden ten dage het zeer sterk doorgedreven taylorisme (het opdelen in processtappen, activiteiten  en/of expertises) te minderen
  • harmonisatie te realiseren tussen de intrinsieke routine van een processtap en het gedrag van de actor (of team van actoren) in die processtap
  • continu latente activiteiten die overbodige output realiseren weg te snoeien
  • leiderschap dat doorstroming bevordert en uitzonderingen en urgenties die van bevriende partners komen sterk beperkt 
  • het harmoniseren van WAAROM van de strategie met het HOE van het bedrijfsproces