In team samenwerken

   

 

In team samenwerken kan opmerkelijke resultaten produceren.
De uitdaging is echter om van ‘mogelijkheden’ naar ‘realiteit’ over te stappen.

 

Achtergrond
Groepen die variëren van twee personen tot vele zijn een zeer groot deel van ons sociale leven (zelfs van onze menselijke ervaring). Ze kunnen belangrijke onderdeel zijn van socialisatie en leren, plaatsen waar onderlinge relaties vorming en groei stimuleren en waar kennis en wijsheid bloeien. Ze bieden individuen de mogelijkheid om samen te werken aan gezamenlijke taken en de ontwikkeling van meer complexe en grootschalige activiteiten (projecten). Zo kunnen groepen zeer lonend zijn voor hun leden, organisaties en de maatschappij in het algemeen. Aan de andere kant kan de socialisatie die ze bieden vernauwend of zelfs onderdrukkend voor haar leden zijn. 

Groepen kunnen ook omgevingen zijn die inter-persoonlijke conflict verergeren, bijvoorbeeld als een individu domineert of probeert “punten te scoren”. Daarnaast kunnen de grenzen die om hen heen worden getrokken anderen groepen soms uitsluiten (in beider nadeel en met het gevaar inter-groep conflicten te creëren). Meer nog, behoren tot een groep kan vaak leiden tot verengen van het oordeel van de leden: de druk om te voldoen kan leiden tot “groepsdenken” of een slechte besluitvorming. Andere, bijna alledaagse, tekortkomingen zijn onder andere diffusie van verantwoordelijkheid, te grote diversiteit van opvattingen, doelen en loyaliteit en de neiging om problemen “op te lossen” (maar niet te analyseren). Deze potentiële sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen,maken groepen een essentieel onderwerp voor onderzoek, exploratie, en actie, met betrekking groepsontwikkeling (teamwork) in organisaties.

De meeste organisaties omarmen de idee van teamwork. De rechtvaardiging is dat teams beter zijn in het oplossen van problemen, sneller en met meer effect leren dan individuele personen. (Als minimum uitgangspunt, zijn teams bedoeld om werk te verdelen en daardoor productiviteit en snelheid te verhogen). Teams* worden vaak beschouwd als een noodzakelijk onderdeel van het succes van organisaties, toch garanderen niet onvoorwaardelijk succes. Daarom zijn veel bedrijfsleiders bezorgd over teams, of zelfs pessimistisch over hun waarde. De meeste geven er de voorkeur aan om om te gaan met individuen. 

Om gebruik te maken van de waarde die teams kunnen toevoegen en ervoor te zorgen dat ze effectief zijn, moeten de leden meer dan een beperkte waardering hebben voor wat teamwork is en wat het met zich meebrengt: ze moeten competent zijn in het gebruik van vaardigheden die kleine groepen aansturen. Dit is niet aangeboren en samenwerking spruit meestal voort uit een gevoel van ‘in hetzelfde schuitje zitten’. Teams vormen dat ze zich zo  gedragen dat leden kunnen communiceren, verantwoordelijkheid nemen en effectief samen op gezamenlijke taken werken, vereist heel geraffineerde vaardigheden van de kant van de teamleden. (De uitdaging vergroot in het steeds meer voorkomende geval van virtuele teams. Zeker met betrekking tot de – ruimtelijke – afstanden, de technologie die nodig is om die te overbruggen, informatiedeling en persoonlijke communicatie behoeften.

*Van nature belichamen teams bredere en diepere kennis, een breder begrip, een grotere diversiteit aan probleemoplossend stijlen en vaardigheden, en een krachtiger commitment.

 

Wat is werken in teams?
Uit het voorgaande volgt dat werken in teams een proces is waarbij een klein aantal mensen (meestal drie tot 10) met aanvullende vaardigheden met elkaar verbonden worden met een gemeenschappelijk doel om overeenstemming te bereiken over specifieke prestatiedoelstellingen en -indicatoren, de manier van werken, en wederzijdse verantwoordelijkheid. Hieruit volgt verder dat werken in team geen wondermiddel is, of een manier om kosten te besparen: het is een middel om een doel te bereiken. Een team laat geen ‘dingen gebeuren’: het geeft hen een bepaalde kijk op het doel, het helpt hen te denken als een groep, en in contact blijven met de identiteit en integriteit van de onderneming.

Wanneer is teamwerk zinvol?
Is een team de beste organisatiestructuur om voor wat een organisatie staat te volbrengen? Niet per se. Gezien de mogelijke zwaktes en bedreigingen van teams, moeten ze alleen gebruikt worden in situaties waar hun sterke punten en de mogelijkheden die deze bieden gerechtvaardigd zijn: 

  • Het gaat om relatief complexe, onzekere problemen,met potentieel voor conflicten.
  • Het gaat om inter-groep samenwerking en coördinatie.
  • Het gaat om problemen en oplossingen met belangrijke organisatorische consequenties.
  • Er zijn strakke, maar niet onmiddellijk deadlines.
  • Een brede acceptatie en betrokkenheid zijn cruciaal voor een succesvolle implementatie van een oplossing voor op een situatie of issue

Succesvolle teams
Succesvolle teams hebben vele kenmerken.

  • Ze appelleren aan de diverse kennis, vaardigheden, ervaring en belangen van de leden.
  • Ze genereren meer creatieve antwoorden op de uitdagingen dan individuen.
  • Ze leveren frisse ideeën voor nieuwe producten en diensten, betere bedrijfsprocessen en winstgevende strategieën.
  • Ze scherpen de leidinggevende kwaliteiten van de leden aan
  • Ze doen hun taak met toewijding, energie en efficiëntie
  • Ze wekken gevoelens van tevredenheid en trots bij de leden op.
  • Ze kanaliseren conflicten in productieve richtingen .

 De stimulerende omgeving voor dergelijke prestaties rust op: 

  • Positieve onderlinge afhankelijkheid.
  • Individuele verantwoordelijkheid.
  • Individuele interactie.
  • Het gebruik van emotionele intelligentie.
  • Werken in groep.

 Succesvolle teams ontwikkelen

Verduidelijk het gemeenschappelijk doel. De leden van het team moeten begrijpen wat het doel is en geloven dat het belangrijk genoeg voor hen persoonlijke is. Hiervoor moeten ze weten welk verwachtingen en resultaten ze moeten voldoen en hoe ze samen zullen werken om deze te realiseren.

Moedig de teamleider aan de ‘Manager-als-ontwikkelaar’ aanpak te volgen. In hedendaagse, high-performance organisaties, is de voornaamste functie van teamleider om een gemeenschappelijk doel te bepalen en op te bouwen en het continu ontwikkelen van individuele vaardigheden in evenwicht met gedeelde verantwoordelijkheden. Dit  vereist bekwaamheid in probleemoplossend vermogen en sociale vaardigheden.

Bouw vertrouwen. Vertrouwen is een kwetsbaar ding: het kost tijd om te bouwen en het kan direct worden vernietigd. Het is belangrijk om alle teamleden bij mekaar te houden. Als nieuwe initiatieven de aandacht opeisen, kunnen teamleiders wel eens vergeten om de teamleden te wijzen op kansen of uitdagingen. Zo kan te late informatie de interesse en de motivatie wel eens ondermijnen.
Teamleiders moeten ook openhartig over (hun) problemen en beperkingen communiceren. Ze moeten beschikbaar en bereikbaar zijn, eerlijke en objectief, consistent en betrouwbaar. Ze moeten luisteren naar de ideeën van de leden. Ze moeten een klimaat van openheid onderhouden waarin de leden zichzelf kunnen uiten (ook over moeilijkheden), zonder angst op vergelding.

Bepaal wederzijdse rechten en verantwoordelijkheden. Om een team te vormen moeten alle leden zich verantwoordelijk voelen voor zowel de successen als de mislukkingen. Er moet wederzijdse verantwoording kunnen afgelegd worden.

Roteer teamopdrachten. Teams worden gevormd zoals het nodig is . Werk kan eentonig worden na verloop van tijd. Afhankelijk van de complexiteit van de opdrachten, is het mogelijk om functies en taken, met inbegrip van leiderschap te roteren. Deze aanpak zorgt ervoor dat het team scherp blijft en de leden meer leren (van mekaar).

Zorg voor ondersteuning
. Als het succes van het team afhangt van de middelen van de organisatie, is het belangrijk om ervoor te zorgen deze middelen er ook zijn.

Beloon teams als team. Een van de moeilijkste dingen voor organisaties is te herkennen dat teams het nodig hebben om te worden beloondals team. Binnen het performance management systeem moeten teams beloond worden op basis van  onderlinge afhankelijkheid en wederzijdse verantwoording.

 

Geplaatst in Uncategorized.